Cómo crear el excel de tu casamiento
con Aplauso
¿CÓMO ARMAR UNA PLANILLA EXCEL PARA ORGANIZAR TODO TU CASAMIENTO?
El uso de las planillas Excel son muy importantes para organizar y ordenar de forma adecuada todo lo que se necesita para llevar a cabo un casamiento inolvidable. Es una herramienta que tiene muchos beneficios, como introducir datos de forma rápida y exacta, hasta calcular cifras con facilidad y crear gráficos de acuerdo a los datos de la hoja de trabajo.
Esta herramienta nos permite tener un registro de todos los costos, comparar presupuestos, clasificar y organizar la información y los más importante: liberarnos un poco la carga de tener todo en la cabeza!.
Es importante mencionar que las planillas Excel también nos van a servir para un futuro en la vida cotidiana. Como agenda, por ejemplo con fecha y hora de tareas a realizar o vencimientos de pagos. También puede ser nuestro ordenador de finanzas, en una hoja de cálculo se hace una columna de control de los egresos y en otra los ingresos y así tener un control de los gastos.
La idea de la clase de hoy es mostrarles como nosotras realizamos las planillas a la hora de organizar un evento, y que les sirva a ustedes para poder hacer lo mismo en toda la previa de su casamiento.
Antes de empezar a ver cada una de las hojas, -a modo de acotación- recomendamos que cuando realicen su propia tabla, la personalicen: seleccionen una fuente, colores, referencias. Esto permite apropiarnos del documento y que no sea algo externo, sino nuestra guía de trabajo. Ponerle amor, para que sea una herramienta amigable y no una carga.
Ahora si, empecemos!
1. HOJA I - TABLA GENÉRICA | COMPARACIÓN GLOBAL
La primer hoja representa cuando recién arrancan con la idea del casamiento, donde tienen varios presupuestos diferentes y no decidieron ni cuando ni donde se van a casar.
La hoja ‘ESCENARIOS’ trata de hacer una tabla comparativa sobre los principales rubros necesarios en un casamiento: lugar, gastronomía, bebidas alcohólicas, decoración, contenido: fotógrafo, dj, banda, coordinador, etc. De esta forma, se puede analizar de forma global un presupuesto estimado , según las distintas opciones.
Acá es importante describir lo que incluyen los posibles lugares, las exclusividades y los gastos extras que tenemos/podemos considerar (por ejemplo: si la cerveza es exclusiva del lugar, si es lejos ver de agregar el transporte para los invitados, entre otros).
La idea de esta hoja es poder jugar y visualizar los diferentes escenarios, desde el más económico hasta el ideal de cada pareja. Se puede entrar en detalle, pero la idea principal es hacernos una proyección y comparar las posibilidades.
Para finalizar esta instancia es importante tener una idea más clara de que es lo que buscan para ese día, filtrar y descartar las opciones. Seleccionar un escenario, por más de que después se vaya a modificar.
2. HOJA II - CONTACTOS
La segunda hoja ‘CONTACTOS’ , centraliza todos los rubros del casamiento, tengan costo o no, cada rubro tiene que tener un referente.
Arriba de la hoja tenemos nombre, contacto de los novios y el detalle descriptivo del casamiento: día, horario de inicio y horario final, lugar y dirección del religioso y de la fiesta, dress code, cantidad de invitados, cantidad de adultos e invitados después de las X hs.
En esta planilla aparecen como rubros globales: la novia y el novio; la ceremonia religiosa y la fiesta: lugar, gastronomía, decoración, contenido, etc. Dentro de ellos están los sub-rubros que correspondan a cada uno. Cada casamiento es un mundo por lo que se agregan, se eliminan filas y columnas dependiendo lo que los novios quieran.
Las columnas se dividen en: rubro, empresa, observaciones, necesidades, descripción, responsable, contacto, mail, contacto 2, armado, desarmado, banco, cuenta y método de pago.
Las primeras dos - rubro y empresa - definen de qué se está hablando y con qué empresa o con quien (amigo, familiar) lo van a realizar. Las observaciones son detalles que cada uno se da cuenta que tiene que considerar (Ej: no incluye el envío), necesidades se refiere a cosas que nos pide el proveedor que debemos considerar (Ej: corriente eléctrica) y descripción es tal cual lo que el proveedor describe como su servicio (Ej: Barra de tragos durante 5 hs). Finalmente tenemos información más detallada del prestador: nombre del responsable, contacto de celular, mail del responsable, un segundo contacto, la cuenta de banco y método de pago (Ej: 60% como reserva y 40% con la entrega del material, fotos y video).
3. HOJA III - PRESUPUESTO
Esta planilla es un poco más compleja de armar y se ajusta caso a caso. Pero realizamos una hoja tipo, bastante compleja, donde vamos a necesitar la cantidad de invitados, como se va a financiar el casamiento y los distintos presupuestos.
Es importante relacionar las celdas , para eso tenemos celdas que necesitan editarse (solo modificar celdas rosa) y celdas automáticas.
Hay proveedores que van a pasar el presupuesto en dólares y otros en pesos, es importante manejar una sola moneda, por lo que tenemos que tener en cuenta el tipo de cambio del día para realizar el presupuesto, y modificarlo en caso que sea necesario.
Lo primero es definir cómo y quiénes van a pagar el casamiento, luego la cantidad de invitados de cada parte.
Luego, por lo general el lugar incluye muchos servicios, hay veces que nos lo pasan desglosado por persona y por lo que incluye. Esta bueno si lo vamos a pagar en cuotas llevar una planilla diferente a la del resto de los gastos.
Con respecto a los otros gastos, deberíamos realizar dos tablas iguales pero diferentes. En la primer tabla vamos a poner el total de todos los gastos y dividirlo entre quienes pagan cada gasto.
La segunda , vamos a copiar la tabla pero vamos a poner lo que efectivamente va pagando cada parte (porque muchas veces una parte paga las invitaciones, otro el alcohol). De esta forma es más fácil calcular y ver lo que falta pagar a cada parte.
4. HOJA IV - TIMMING
Luego tenemos otra hoja con el ‘TIMMING’ del casamiento, que básicamente tiene los horarios de los días previos, armado, el día del casamiento y desarmado. Esta planilla se genera a medida y marca los tiempos estimados.
Por lo general se establece un horario de armado y desarmado, y dentro de este trabajan los proveedores, aunque hay veces donde algún proveedor puede manejar horarios específicos y eso lo escribimos en observaciones. Siempre los tiempos se ajustan en el momento porque hay circunstancias que surgen que lo pueden modificar, igualmente funciona como guía.
También se puede agregar la agenda previa, con las reuniones con los proveedores y una memoria de lo que se hizo en las reuniones, pero eso sería entrar más en detalle y depende de cada uno.
Asimismo, se debe agregar el timming del civil si es otro día que la fiesta o modificarlo si es la misma noche.
5. HOJA V - LA LISTA DE INVITADOS
Luego detallamos en otra hoja la ‘LISTA DE INVITADOS’ . Tenemos un resumen que debe ser digitado manualmente, pero nos facilita mucho si trabajamos por filtros.
Tenemos la lista dividida en 6 columnas: Relación con el invitado, quién lo invita, nombre, apellido, cantidad (1=solo, 2=acompañado, x=hijos/extras), mesa (ubicación específica del invitado o aproximada).
La subdivisión de los invitados no es tan necesaria, pero ayuda a la hora de ubicarlos, pero se puede trabajar con los totales directamente.
Para completar la tabla de arriba se habilita el filtro y se ordena según lo que quieran calcular, por quien lo invita o por relación.
Una vez que enviamos la invitación podemos completar la celda confirmado: si o no. Esto nos permite detallar la lista a medida que nos van confirmando los invitados.
De manera que sea posible, esta bueno tener una sola lista de todos los invitados.
6. HOJA VI - REGALOS
Finalmente tenemos la hoja con los ‘REGALOS’ . Esta hoja nos permite ir llevando un control de los regalos que van recibiendo por los diferentes medios que hayan elegido, y así es más fácil agradecerle a cada invitado.
Las columnas dividen, que nos regalaron, quien nos lo regaló y el monto iría en la columna donde recibimos el regalo: cuenta/efectivo (se pueden hacer dos columnas según la moneda - $ o U$S), lista 1 (lugares donde nos regalan, bazar, listas de casamiento), envío (particular, los regalos que llegan a la casa). Finalmente, ponemos una columna donde marcamos si ya se le agradeció al invitado o no.
Con estas seis planillas les mostramos como trabajamos nosotras con Excel durante la previa al casamiento o evento que estemos organizado. Las planillas se adaptan a cada pareja y lo que ellos quieren para el día del evento.
A veces puede resultar un poco complicado al principio si no sos muy amiga de esta herramienta, pero siguiendo este paso a paso esperemos te resulte un poco más fácil!
Igualmente es necesario mencionar que, además del uso de la herramienta; es muy importante el valor humano: quien está detrás, tanto en el contacto con los proveedores como en la organización.
Cualquier duda que tengan sobre la clase de hoy, o si les interesa nuestro servicio y saber un poco más cómo trabajamos, no duden en contactarnos!
Sofi y Nay
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